Christian Barbosa Quarta-feira, 14 de junho de 2006

Internet faz mal a sua produtividade!

A última década trouxe uma revolução na forma como as pessoas se comunicam e se relacionam. A Internet transformou a humanidade para sempre, de forma irreversível e impressionante. A velocidade das mudanças foi tão rápida que poucos conseguiram se adaptar e utilizar as inovações de forma inteligente.

O profissional atual não é mais o mesmo do século passado, ele vive e depende de informações e do conhecimento que é desenvolvido, armazenado e aprendido diariamente. E a Internet é um dos principais meios para distribuição e captura de todo esse conhecimento. Se bem utilizado, pode ser um grande impulsionador da produtividade e competitividade empresarial, mas se utilizado de forma inadequada, pode acarretar perdas de tempo desnecessárias.

Uma das frases mais comuns dos dias atuais é a de que não sobra tempo para nada ou que o dia precisaria ter mais horas. A vida pessoal está ficando de lado e as urgências e circunstâncias estão tomando conta de muitos profissionais. O desafio desse novo século é trazer mais qualidade de vida e equilíbrio profissional e pessoal.

No mundo empresarial o desafio é utilizar a tecnologia de forma inteligente. Mas infelizmente, o ambiente corporativo está cada vez mais, sofrendo com a falta de produtividade dos seus trabalhadores do conhecimento. Se já não bastasse o excesso de atividades, o volume de informações diárias, o excesso de reuniões, a quantidade desordenada de interrupções, as urgências imprevisíveis, surge  um novo vilão ainda mais perigoso, invisível e difícil de ser percebido: a Internet.

Esse vilão é sutil, pois vicia sem perceber, envolve sem querer, e encanta facilmente pela quantidade de novidades e atrações. Atua de forma disfarçada, pois muito trabalho pode ser feito através dele. As comunicações ficam mais rápidas, as conversas instantâneas, as informações mais fáceis.  Mas quando se vê, foram-se horas do dia dedicado ao vilão, que sem perceber, roubou seu foco e a produtividade da empresa.

As pesquisas mostram a crescente atuação desse vilão tecnológico. O problema habitual encontrado nas empresas é o aumento crescente da improdutividade dos profissionais. Diversos estudos recentes, constataram que em média 16 horas semanais de cada profissional na empresa são completamente improdutivas.

A convite da Surf Control do Brasil, empresa líder de mercado em softwares para monitoramento de acesso a Internet e seu distribuidor brasileiro, a CNT Brasil, realizamos uma palestra sobre Administração de Tempo para o lançamento de uma nova linha de produtos para Internet no Brasil. O público era formado por diretores de TI e administradores de rede (super heróis na batalha contra o vilão da Internet), preocupados com o crescente uso inadequado da Internet corporativa.

Aproveitando o público e o assunto, iniciamos uma pesquisa conjunta sobre o Impacto da Internet na Produtividade do Trabalhador do Conhecimento Brasileiro, seja na empresa ou na vida pessoal. A pesquisa teve o apoio e divulgação da Revista Época, a qual teve acesso exclusivo aos dados da pesquisa detalhada abaixo, foram pesquisadas 962 pessoas, durante o período de 90 (noventa) dias com idade média de 34 anos, com perguntas fechadas e de múltiplas escolha, com identificação opcional.

Um dado interessante, comprova o quanto que a Internet é sutil em roubar tempo e produtividade: 30% dos pesquisados passam de 1 a 2 horas lendo e enviando  e-mails, e 26% afirmam que gastam de 1 a 2 horas navegando na Internet, se cruzarmos os dados dos usuários que responderam ambas as questões nesse percentual, temos que aproximadamente 20% das pessoas entrevistadas gastam de 2 a 4 horas por dia lendo e-mails e navegando na Internet. 22% dos entrevistados afirmam que gastam mais de 3 horas por dia apenas navegando na Internet. Isso pode indicar um dado alarmante, que pelo menos 50% do tempo do seu colaborador, pode estar sendo totalmente dedicado a Internet! Um detalhe importante é que 92% das pessoas que responderam a pesquisa, fizeram durante o horário comercial e apenas 8% fora deste horário.

Uma questão procurava saber o tipo de site que o profissional do conhecimento mais acessa na Internet, e em destaque ficaram os sites técnicos, com informações sobre carreira e o webmail. Um ponto interessante que precisa ser destacado é que o webmail em geral é acessado para e-mail pessoal, pois em geral as empresas oferecem um e-mail corporativo ou softwares de e-mails para download das mensagens.

Foi perguntando o que as pessoas achavam sobre seu uso pessoal de e-mail. 71% dos entrevistados afirmam que sabem utilizar o e-mail de forma eficiente e produtiva, mas ao mesmo tempo 57% dos entrevistados afirmam que pelo menos 40% das mensagens que recebem diariamente, são SPAMS ou e-mails não importantes e 17% afirmam que menos de 30% são e-mails realmente importantes e verdadeiros.

Trabalhadores do conhecimento lidam essencialmente com informações a todo o momento. Ter uma forma sistemática e processual para armazenar informações, conhecimentos, arquivos, e-mails, artigos, etc é imprescindível para se ganhar tempo.

Muitas pessoas dizem que se tivessem 1 hora a mais por dia, poderiam fazer muitas coisas, e conforme já trouxemos em diversos artigos e pesquisas, a organização pessoal poderia dar essa hora de presente para você.

A pesquisa comprova essa afirmação: 33% dos entrevistados gastam de 30 minutos a 1 hora por dia localizando e buscando informações e 39% afirmam que gastam mais de 1 hora do seu dia nessa tarefa. Isso é um reflexo da falta de práticas e métodos de organização. Dos entrevistados, apenas 33% afirmam que possuem uma forma de organização, 30% afirmam que simplesmente não se organizam e que não conseguem recuperar informações quando necessário.

Um assunto polêmico em discussão por diversas empresas são os softwares de instant messaging (Msn, ICQ, Yahoo!, etc).  Debate-se sobre a real redução de custo e colaboração que eles podem trazer, mas também sobre a distração de ter amigos e paqueras à distância de um clique durante o expediente. Muitas corporações adotaram a política de barrar completamente esse tipo de software e as que liberaram tem dificuldades para manter a disciplina. De acordo com a pesquisa 70% não utilizam MSN no trabalho. De acordo com os entrevistados, os principais fatores de utilidade dos softwares de mensagens instantâneas foram: 52% como útil para comunicação na empresa, 36% para falar com amigos e 37% ainda disseram que pode reduzir custos.

Todos esses fatores afetam diretamente a qualidade de vida e estresse da pessoa, em seus papéis profissionais e pessoais. A falta de tempo e a sensação de urgência tomam conta do profissional moderno. De acordo com a pesquisa, 49% dos entrevistados afirmam que estão estressados e 44% afirmam que não têm qualidade de vida.

Quando questionados sobre quais atividades ou áreas da vida têm ficado de lado pela falta de tempo, esporte, amigos, lazer e saúde foram os campões da negligência. A pergunta que fica é até quando as coisas importantes vão ficar de lado devido as urgências e circunstâncias da vida?

De todas as perguntas feitas na pesquisa, essa é uma das mais críticas e importantes, pois mostra exatamente que o profissional tem se dedicado pouco as coisas que realmente tem valor para ele.

As mudanças que a Internet trouxe transformaram totalmente a forma das pessoas se relacionarem, trabalharem, produzirem e de adquirir conhecimento. Mas a pesquisa mostra claramente que os profissionais não estão completamente preparados para trabalhar neste novo mundo. Novos hábitos precisam ser criados, velhos paradigmas precisam ser abortados e novas ferramentas precisam ser utilizadas.

Um novo mundo, exige novas soluções. Todos os problemas e descobertas apontados pela pesquisa possuem uma solução, com a adoção de novos hábitos ou novas formas de encarar o mesmo problema.

Para empresas a solução começa com um debate franco entre as diretorias sobre as reais necessidades de uso da Internet e de suas aplicações. Convém evitar o acesso a recursos desnecessários (como Kazzaa, MSN, ICQ, Emule, FTP, Mirc, etc) e a grupos de sites de uso supérfluos (como sexo, jogos, bate-papo, orkut, etc). Existem diversos softwares, como os da SurfControl, para controle dos recursos de Internet, monitoramento e controle de acessos.

Uma medida extremamente necessária é a adoção de softwares anti-spam para servidores de e-mail e usuários. Esses softwares possuem recursos para barrar até 70% dos e-mails desnecessários.

De forma pessoal, algumas medidas simples podem ser adotadas para controle dos seus e-mails e organização pessoal (discutido no artigo do mês anterior sobre Organização):

Dicas com seu e-mail

Defina horário para seus e-mails

Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso só o fará perder seu foco e atenção. Recomendo que você estipule horários durante seu dia para se dedicar ao seu e-mail.

Crie uma pasta para e-mails IMPORTANTES

O volume de mensagens indesejadas exige de você um tempo para identificá-las e apagá-las. Algumas vezes até e-mails importantes são jogados fora sem querer nesse processo. O recomendado é que você crie uma pasta chamada IMPORTANTES e adicione uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens de pessoas Importantes para essa pasta. Dessa forma você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTES e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.

Processe seus e-mails

Um péssimo hábito é deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens. A forma correta é ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que dependem de terceiros (ações delegadas). Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails você deve processar sua caixa de entrada, que consiste em dar um fim para tudo que você recebeu:

a.      Lixeira – Caso o e-mail não seja útil ele deve ser apagado imediatamente

b.      Responder – Se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, pois você terá de reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail for respondido apague-o. Se precisar futuramente,  você pode localizá-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do destinatário.

c.      Agir – Da mesma forma que você fez com sua papelada, faça com seu e-mail. Se ele exigir uma ação priorize e execute. Não deixe e-mails sem ação.

d.      Armazenar – Se o e-mail contém uma informação importante o mesmo deve ser armazenado. Você pode mover para uma pasta conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar uma informação com seu e-mail.